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Tipps zur Gestaltung von Kirchenvorstandssitzungen

Sorgen Sie mit für eine angenehme Kirchenvorstandssitzungskultur!
Hierzu geben wir ihnen ein paar bewährte Hinweise:

Vorbereitung

Dies beginnt in der Vorbereitung der KV-Sitzung zwischen Vorsitz und Stellvertretung mit dem oder der geschäftsführenden Pfarrer/in. Spätestens eine Woche vor der KV-Sitzung sollten die wichtigsten Tagesordnungspunkte (abgekürzt TOP) festgelegt werden und ein Zeitplan: wie viel Zeit nehmen wir uns für welchen TOP, erstellt werden. Dies ist die entscheidende Frage zu den wichtigsten Anliegen, sie bedarf der Abstimmung mit allen KV-Mitgliedern zu Beginn der KV-Sitzung.
Der Zeitplan ist von einer Person im Auge zu behalten und bedarf laufender Überprüfung während der Sitzung: TOP 1 = 10 min. TOP 2 = 5 min. TOP 3 = 40min. Damit wird erreicht, dass alle für die gemeinsam verabredete Zeit verantwortlich sind.

  • Klären Sie im Vorstand welche grundsätzlichen Dinge in den KV gehören, und welche alltäglichen geschäftsführenden Aufgaben im Pfarramt bleiben können.
  • Die Einladung ist mit der Tagesordnung und dem Zeitplan den Mitgliedern spätestens drei Tage vor der Sitzung zugänglich zu machen.
  • Der Sitzungsraum sollte frisch gelüftet und wohltemperiert sein. Getränke sollten bereitstehen. Diese Aufgabe sollte eine Person verantwortlich übernehmen.
  • Alle Mitglieder sollten sich während der Sitzung gut sehen können! Denn auch Gestik und Körperhaltung sind Ausdruck der Mitteilung und sollten gut sichtbar sein!
  • Planen Sie eine Pause ein und entscheiden Sie nach 22 Uhr nichts mehr, sondern überschlafen Sie lieber ihr Ergebnis.
  • Verabreden Sie einmal im Jahr in Klausur zu gehen, an einem Tag oder Wochenende.

Begrüßen, Ankommen, Austauschen

Für viele ist es wichtig sich kurz vor der Sitzung zu begrüßen und Informelles auszutauschen. Schaffen Sie sich dafür einen offiziellen Zeitraum.

Geistliches

Zu Beginn und zum Ende steht ein geistlicher Impuls. Ein Gebet, eine Andacht, ein Lied, ein Segen. Der geistliche Impuls kann von jedem Mitglied gestaltet werden! Nutzen Sie dies. Die Impulse werden Ihnen den Reichtum unterschiedlicher Frömmigkeiten aufzeigen. Trauen Sie sich dies zu. Viele von uns lesen z.B. Tages- und Kalendersprüche, Losungen, haben Lieblingslieder im Gesangbuch und könnten dies mit den anderen Mitgliedern teilen.
Auch ein geistlicher Gedankenaustausch kann die Gemeinschaft des Vorstandes bereichern. Und Sie haben immer einen Theologen dabei, den sie auch fragen können!

Tagesordnungspunkte aufteilen

Die vorbereiteten TOP kann man in der Regel in drei Kategorien fassen:

  • Information / Bericht = nur eine/r berichtet zur Information ohne Diskussion
  • Aussprache / Diskussion / Meinungsbildung
  • Beschlussfassung

Für diese drei Kategorien sind Regeln zu verabreden, die uns helfen können, gut mit unserer Zeit umzugehen.

  • Informationen und Berichte sollten kurz sein und nur gehört werden, ohne Diskussion!
  • Aussprachen dienen zur Meinungsbildung und Entscheidungsfindung und bedürfen mehr Zeit. Redebeiträge sollten aber auf 2 Minuten begrenzt werden, um das Wesentliche zu betonen. Viel- und Langredner bedürfen der Disziplin.
  • Beschlussfassungen sollten in der Regel vorbesprochen sein (in der letzten KV-Sitzung, in einem Ausschuss) bzw. so vorbereitet (schriftlich) sein, das sie keiner großen Aussprache bedürfen. Sie sollten eher am Anfang einer Tagesordnung angesiedelt sein.

Der Zeitplan für die Tagesordnungspunkte ist zu verabreden.

Transparenz herstellen / Recht auf Information (§ 4, 8+9 GeschF-KV)

Das A und O ist das Wissen, die Information. Sie läuft im Pfarramt zusammen. Helfen Sie dem Pfarramt das Nadelöhr für Informationen zu erweitern, schaffen Sie sich geeignete Möglichkeiten für Ihren gegenseitigen Informationsaustausch.

Ein TOP in der KV-Sitzung sollte immer Informationsaustausch sein. Geben Sie die Informationen kurz und prägnant weiter. Bleiben Sie auch beim Austausch und vermeiden Sie in Diskussionen zu kommen (wegen der vereinbarten Zeit), sonst einen TOP Aussprache für die nächste Sitzung dazu vereinbaren. Der Austausch ist sehr wichtig, weil ein Pfarrer nicht alle Stimmungen in der Gemeinde hören kann und ein/e Kirchenvorsteher/in oft Vermittler/in ist.

Lateinisch, theologisch, hebräisch? Fragen Sie immer nach, wenn Sie etwas nicht verstehen. Jede große Organisation hat ihre eigene Fachsprache. Als ehrenamtliche Kirchenvorsteher/in haben Sie dafür immer ihre/n Pfarrer/in.

Visualisieren

Es kann von großer Hilfe sein, wichtige Punkte, Aktuelles, Themen, Übereinstimmungen und Fragen auf einem Plakat, einem Flipchart oder einer Tafel, aufzuschreiben, damit wichtige und unwichtige Beiträge nicht verloren gehen. Durch Punktevergabe (z.B. drei Punkte) kann man für die Gruppe leicht das Wichtigste herausfinden.

Protokoll und Öffentlichkeit

Entscheidungen und Beschlüsse zu TOP werden aufgeschrieben, im KV verlesen und genehmigt.

Was darf davon wie an die Öffentlichkeit? – Klären Sie dies! Dies gilt für die Verschwiegenheit über alle Gegenstände, die von Natur aus vertraulich sind oder als solche bezeichnet werden.

Denn es ist wichtig der Gemeinde zu vermitteln, welche Dinge der KV berät und entscheidet.

Konflikte

  • Je früher ein Konflikt erkannt und benannt wird, umso besser die Chance zur Bearbeitung. Verschleppte und verschwiegene Konflikte bringen zu viel Leid.
  • Ein Konflikt ist selten nur auf der Sachebene angesiedelt. Persönliche Verletzungen, Kränkungen und Eitelkeiten vermischen sich mit ihm und sind mit zu berücksichtigen.
  • Konflikte sind oft eine Chance. Sie sorgen für mehr Lebendigkeit, Veränderungen und Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen (z.B. Finanzen, Predigtstelle / Gemeindemitgliederzahl). Konflikte zu lösen wirkt meist befreiend.
  • Wer es nicht selbst lösen kann, holt sich Hilfe (z.B. Dekan/in, IPOS-Gemeindeberatung).

Auskunft

Zu vielen Fragen bekommen Sie Auskunft von ihrem Pfarramt, Kirchenkreisamt und Dekanat. Oder sie fragen uns an: E-Mail: kirchenvorstandsarbeit@ekkw.de

2011-08-04